A Niveus sürgeti, hogy készítsünk egyedi és gyakorlati útmutatót.
2025. július 1-jétől forradalmi változások lépnek életbe a számlakezelés világában: a közműszolgáltatóknak kötelezővé válik az elektronikus számlázás, ami új feladatokat és felelősségeket ró minden számlabefogadóra. Ez a változás nem csupán technológiai áttörést jelent, hanem számos számviteli és jogi kihívást is magával hoz, hiszen az elektronikus számlák kizárólag digitális formában archiválhatók. Az átállás tehát nemcsak a gyakorlatban, hanem a jogi szabályozás terén is új megközelítéseket igényel.
A cégek jelentős része eddig hagyományos papíralapú dokumentumkezelési megoldásokra támaszkodott. Most azonban elérkezett az idő, hogy olyan korszerű folyamatokat alakítsanak ki, amelyek megfelelnek a jogszabályi követelményeknek, és egyben harmonizálnak a meglévő rendszerekkel. „A legnagyobb kihívást az jelenti, hogy az elektronikus számlák és az e-archiválás terén hiányzik egy egységes, gyakorlati szempontokat figyelembe vevő hatósági útmutató, amely támogathatná a szabályszerű működés megteremtését” – mondta Horváth Zsófia, a Niveus könyvelés és bérügyvitel üzletágának vezetője.
A releváns uniós és hazai szabályozás - például az eIDAS rendelet, az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet, vagy a 321/2024. (XI. 6.) Kormányrendelet - ugyan részletezi az elvárásokat, de ezek jogi, informatikai és számviteli szempontból nem integrált módon jelennek meg. Így a vállalkozások számára különösen nehéz a megfelelő gyakorlati megvalósítás.
Az utolsó érdemi tájékoztató a NAV-tól 2020-ban látott napvilágot, ám azóta a jogszabályi környezet jelentős átalakuláson ment keresztül, így ez a dokumentum mára már nem tekinthető maradéktalanul alkalmazhatónak. A Niveus véleménye szerint sürgető szükség van egy átfogó és részletes iránymutatásra, amely figyelembe veszi a legfrissebb jogszabályi elvárásokat, és konkrét standardeket határoz meg a releváns területeken.
Egy ilyen útmutató megkönnyítené az az e-dokumentumok kezelésére vonatkozó olyan eljárások kialakítását, amik illeszkednek az eddigi papíralapú dokumentumkezelési rendszerekbe. Ráadásul ez segítené a cégeket abban is, hogy a számlák - mint alapbizonylatok - megfeleljenek az adóhatósági ellenőrzések elvárásainak. - tette hozzá Horváth Zsófia.
Fontos hangsúlyozni, hogy a dokumentumok archiválása körüli gyakori félreértés, miszerint a könyvelés kiszervezése esetén a könyvelőiroda vállalja a bizonylatok, számlák és szerződések megőrzését, téves. A 2000. évi C. törvény 169. § (1)-(6) bekezdése világosan rögzíti, hogy a megőrzési kötelezettség a gazdálkodó szervezetet, tehát a vállalkozást terheli. Ennek a szabályozásnak a nem megfelelő értelmezése különösen kockázatos lehet a jelenlegi elektronikus archiválásra való áttérés idején, és akár mulasztási bírságot is vonhat maga után. Ezért elengedhetetlen, hogy minden érintett alaposan ismerje az archiválásra vonatkozó kötelezettségeit, függetlenül attól, hogy papíralapú vagy elektronikus dokumentumokról van szó.
